La forme que prend le support de l’information est désormais secondaire : c’est le contenu qui prime. Par conséquent, la gestion documentaire ne peut plus se résumer à scanner et enregistrer indistinctement tous les documents qui passent par l’entreprise. Le mot d’ordre : exploiter l’information de manière optimale.
Prenez par exemple la nouvelle législation sur la TVA, de plus en plus stricte et complexe. Actuellement, vous devez conserver des preuves de chaque transaction, du bon de commande à la facture, de l’e-mail au contrat signé en passant par le bon de livraison. Une sacrée surcharge administrative. Cela dit, c’est aussi l’occasion d’améliorer substantiellement l’exploitation de toutes ces informations, afin qu’elles puissent soutenir les décisions stratégiques ", explique Hendrik De Hertogh, Sales Director chez KYOCERA Document Solutions. " Pour résumer, la gestion documentaire se concentre plus que jamais sur le contenu. "
Classement non rentable
Chacun sait comment s’organise typiquement l’archivage des documents commerciaux. Les factures établies sont conservées selon la date, le numéro de client et/ou le numéro de TVA. " Ce mode d’archivage permet de sortir rapidement une copie lorsque les instances le requièrent. Toutefois, les choses se compliquent dès lors que l’on souhaite analyser le prix moyen de chaque article, par exemple. De longues et fastidieuses recherches sont nécessaires le cas échéant pour repêcher ces données à partir de ce type de classement. Le même problème se pose au niveau des achats. Il est également possible d’extraire beaucoup plus d’informations pertinentes des documents que c’est le cas aujourd’hui. Car on peut également classer des documents selon leur contenu pertinent. "
Hendrik De Hertogh comprend parfaitement que la comptabilité classe les documents de manière à répondre au mieux aux demandes des contrôleurs de la TVA et autres. " Cependant, pour un chef d’entreprise, il est notamment beaucoup plus intéressant de pouvoir comparer des fournisseurs en fonction de leurs délais de livraison. C’est possible en fusionnant les informations provenant des commandes et des bons de livraison, puis en filtrant les données disponibles pour en obtenir de nouvelles. Cette possibilité dépend naturellement du type d’indexation, qui doit s’effectuer également selon des critères de contenu. On peut par exemple élaborer un système de recherche en texte intégral – full text search – permettant d’extraire de manière très pratique les informations utiles des fichiers de documents. Un travail sur mesure sera nécessaire pour déterminer la meilleure manière de procéder dans l’organisation. Et KYOCERA est à même de l’aider à imaginer et à réaliser la vision adaptée. " C’est le nouveau concept à la mode au sein des départements informatiques, et bien au-delà : les Big Data.
" Les Big Data sont précisément un exemple de la manière dont il est possible de consolider la masse de données provenant de différentes sources et en optimiser concrètement l’exploitation du potentiel ", estime De Hertogh. " La masse de données doit être assimilée à un champ : pour obtenir la meilleure récolte, il faut par exemple pouvoir y puiser non seulement les prix de vente, mais aussi les données relatives aux livraisons ou aux dates d’achat, des éléments qui sont répartis de manière non structurée dans la masse. Un système de gestion documentaire peut apporter la solution. "
Modifier les flux
KYOCERA s’est fixé pour objectif de donner forme à de tels systèmes et ainsi d’aider les organisations à exploiter et rentabiliser au mieux leurs données. " Dès que la direction se rend compte du potentiel énorme d’une telle solution, les choses peuvent aller vite. Il ne faudra pas longtemps avant que le niveau C puisse prendre des décisions sur la base d’informations plus complètes pour ensuite prendre les décisions adéquates. KYOCERA mènera un audit destiné à contrôler la pertinence du processus documentaire au niveau de leur contenu. Il sera ainsi possible de déterminer quels processus peuvent être améliorés, pourquoi et comment. L’efficacité s’accroîtra. Chez un client industriel, il est apparu qu’un document passait par différents postes de travail pendant trois jours alors que son traitement total ne durait que dix minutes. "
" Un bon audit ne consiste pas uniquement à faire l’inventaire du parc de photocopieurs et d’imprimantes et de leur utilisation. Cela consiste également à cartographier avec précision les flux documentaires de l’organisation. La plupart des organisations ne sont guère performantes dans ce domaine, parce que cette tâche ne relève pas de leur coeur de métier alors qu’il s’agit d’un véritable travail de spécialistes. Cette approche mène à des améliorations progressives plutôt qu’à un “big bang”. Vous pouvez également enregistrer quelques gains rapides. Vous commencez dans un département avec un seul processus. Dès les premiers succès enregistrés, les autres processus suivront. Ils peuvent porter sur les logiciels, les infrastructures ou les connaissances de l’input et de l’output ", explique Hendrik De Hertogh.
Prix par page imprimée non relevante
Selon KYOCERA, les avantages concrets pour le management ne sont pas négligeables. " En exploitant mieux le contenu des documents, l’entreprise pourra choisir ses fournisseurs en toute connaissance de cause, suivre la vitesse de réaction des clients face aux promotions, etc. Encore plus important : un CEO aura une meilleure vision du rôle de la gestion documentaire. Il ne s’intéressera plus uniquement au coût de production de ces documents, mais également à leur valeur, à leur rendement. Il découvrira qu’il peut optimiser encore les processus, y compris en matière d’efficacité- coût bien entendu. Il va ainsi modifier son approche des photocopieuses et imprimantes. Celles-ci sont encore trop souvent jugées en fonction du prix par page produite. On l’a dit : ce n’est pas tant le support que la valeur du contenu qui importe. On ne juge pas uniquement une voiture de société sur son prix de revient au kilomètre parcouru. "
Une analyse synonyme de rentabilité
Un audit spécifique :
- Analyser le comportement des utilisateurs finaux des appareils d’impression.
- Qui imprime quoi, où et quand ?
L’infrastructure :
- KYOCERA fournit ensuite l’infrastructure nécessaire et utile.
- Les imprimantes multifonctionnelles permettant de scanner des documents sous forme numérique sont installées là où elles sont les plus utiles aux utilisateurs finaux en fonction de leurs tâches.
Les instruments :
- Les consultants fournissent des instruments permettant de transformer la gestion documentaire en une gestion de l’information et de la connaissance.
- Extraire les informations les plus pertinentes des documents et les restituer sous une forme directement exploitable.