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Des outils de gestion de parc de véhicules

©Frank Toussaint

Ces dernières années, la gestion des parcs de véhicules n’a cessé de gagner en complexité. Le chef d’entreprise ou le gestionnaire de flotte a besoin d’une vision d’ensemble des différents éléments qui peuvent avoir une influence sur son parc de véhicules. Voilà pourquoi des outils de gestion de qualité sont devenus indispensables.

Par le passé, la gestion d’une flotte se limitait à établir un budget mobilité et à rechercher les véhicules appropriés en leasing. Aujourd’hui, les entreprises cherchent une vision d’ensemble qui intègre les souhaits spécifiques en matière de mobilité, le coût total, les conséquences fiscales et l’éco-conduite. Pour trouver l’équilibre parfait entre ces différents éléments, entrepreneurs et gestionnaires de flotte peuvent faire appel à des outils innovants. Certaines applications se focalisent sur un seul aspect de la gestion, d’autres cherchent à créer une vision d’ensemble centralisée.

Contrôle des données

Les systèmes de traçage sont plutôt controversés. Non seulement ils enregistrent les trajets parcourus par vos véhicules, mais ils peuvent également déterminer leur position en temps réel et l’afficher sur une carte numérique. L’employeur sait à tout moment où se trouve sa flotte et, donc, ses collaborateurs. De plus, ce système peut être déployé pour localiser des véhicules volés et il peut servir de justificatif pour déduire la TVA des véhicules de société et calculer des indemnités de déplacement.

Clima & Partners, une entreprise active dans la climatisation, utilise un outil de traçage de ce type. "Avant, un de nos collaborateurs administratifs devait compiler et recopier les heures prestées par tous nos techniciens", explique son directeur, Olaf Reyntjens.

"Le système de traçage peut servir de justificatif pour déduire la TVA des véhicules de société."

"Il devait également contrôler toutes les données. Aujourd’hui, non seulement nous gagnons du temps dans nos processus administratifs, mais nous savons que toutes les données enregistrées sont exactes. De plus, le traitement automatique de ces données par notre secrétariat social engendre une économie supplémentaire."

Éco-conduite

"Le système de traçage peut également être combiné à un éco-module", embraie Stijn Stragier (GeoDynamics). "Ce module analyse le comportement au volant des salariés et la consommation de carburant. Le logiciel attribue un score objectif qui sera influencé par les accélérations et les freinages brusques, les moments pendant lesquels le conducteur laisse tourner le moteur à l’arrêt, les excès de vitesse, etc.

Il est aussi possible d’importer les données des cartes essence et de les associer aux distances parcourues. Cela permet à l’employeur ou au responsable de département d’analyser les scores, de les comparer et de récompenser les meilleurs collaborateurs."

En effet, vous avez tout intérêt à impliquer vos collaborateurs dans ce type de projet. Il existe d’ailleurs des outils mobiles pratiques qui informent en continu le conducteur de la consommation, des émissions de CO2, de ses amendes et même de ses sinistres.

E-mail au garage

De très nombreux outils de gestion de flotte prévoient une fonction de rappel pour l’entretien des véhicules. "Elle prévient l’utilisateur sur la base du kilométrage parcouru ou d’une date ", explique Alexandre Dworkin (MS Europe, un distributeur d’applications de ce type). "Il est ainsi possible de mieux planifier les entretiens. L’appli peut même prévenir automatiquement le garagiste concerné par e-mail. Autre aspect pratique: l’appli vous avertit d’une décharge anormale de la batterie, par exemple."

"Vous ne pouvez pas installer sans motif un système de traçage."
Alexandre Dworkin
MS Europe

"Il y a encore de très nombreuses possibilités", poursuit Alexandre Dworkin. "Pensez à une notification par SMS, e-mail ou message push quand le système d’alarme se déclenche ou quand la voiture entre ou sort d’une zone spécifique qui peut être délimitée par l’utilisateur. Il est également possible de configurer une notification de remorquage lorsque le véhicule se déplace sans chauffeur. Certains outils peuvent même délivrer un rapport de sinistre qui intègre les paramètres les plus divers comme la vitesse et les conditions météo."

©Frank Toussaint

Une plateforme unique

Si certains outils se concentrent sur des aspects spécifiques de la gestion des véhicules, un gestionnaire de flotte ou un dirigeant d’entreprise aura besoin d’une vision d’ensemble centralisée. Dans ce cas, l’échange d’informations grâce à l’intégration avec les systèmes de gestion financière ou GRH existants représente un atout important. "Nous distribuons plus de 40 appareils de traçage différents", explique Philippe Minne (All-Connects). "Tous peuvent être combinés sur une plateforme unique pour que le client ait toujours une vue globale de l’ensemble de ses véhicules."

"Ces outils de gestion ne se limitent pas aux voitures ordinaires. Les engins de chantier, par exemple, exigent un système de mesure des heures de prestation et de prévention des vols qui soit étanche. Pour ces engins du secteur de la construction, nous prévoyons une application qui mesure les prestations, gère un rapport des déplacements et fait office de pointeuse mobile. Dans les camions, nous pouvons associer à des appareils de traçage le tachygraphe, la consommation de carburant et même des capteurs de température. Il existe une solution adaptée à chaque marché."

Que dit la législation?

Celui qui utilise un système de traçage et de géolocalisation doit tenir compte du cadre législatif. "Vous ne pouvez pas installer sans motif un système de traçage dans la voiture de société d’un salarié", prévient Alexandre Dworkin (MS Europe). "Vous pouvez justifier son installation par la volonté d’optimiser les déplacements ou pour prouver la refacturation." Le contrôle des prestations est, en principe, considéré comme un objectif légitime même si tout contrôle doit être proportionné à son objectif.

"Nous savons que les données enregistrées sont exactes."

De plus, vous devez informer vos salariés des objectifs poursuivis et de la méthode de contrôle utilisée. "Pour répondre à cette obligation d’information, vous avez tout intérêt à faire signer “pour réception et pour accord” par vos travailleurs une ‘car policy’ adaptée", conseille Stijn Stragier (GeoDynamics). "De plus, vous devez signaler à la Commission vie privée que vous enregistrez des données personnelles via un système de traçage. Sans quoi vous risquez de devoir payer un dédommagement."

Par contre, pour les simples véhicules de service, les systèmes de traçage ne posent en général aucun problème. Il en va autrement pour les voitures de société qui sont également utilisées à titre privé. "Pour ne pas enfreindre la “condition de proportionnalité”, le système doit être équipé d’un commutateur", explique Philippe Minne (All-Connects). "Dès que le véhicule n’est pas utilisé dans un cadre professionnel, le conducteur peut activer le bouton “déplacement privé”. Le contrôle se contente alors d’enregistrer les kilomètres parcourus, sans géolocalisation." 

 

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