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Un centre culturel sur smartphone

©BELGA

Un centre culturel n’a pas nécessairement une vision obsolète de la technologie et de la numérisation. DeSingel fait un usage massif des smartphones, du cloud et autres Chromebooks. "Nous cherchons avant toute une numérisation poussée", affirme Pierre Van Diest, le directeur administratif.

DeSingel, sur le ring d’Anvers, est un temple de la culture où sont organisés des spectacles et des événements d’artistes nationaux et internationaux. "Nous sommes cependant bien plus qu’une maison de la culture", souligne son directeur administratif, Pierre Van Diest. "Le bâtiment héberge également un orchestre, une compagnie de ballet, l’Institut flamand d’architecture, un restaurant et un conservatoire. Tous utilisent les mêmes infrastructures de télécommunications."

Mobilité pour tous

Vu la configuration du bâtiment et sa fonction, la mobilité est prioritaire. Les collaborateurs sont rarement dans leur bureau, lorsqu’ils en ont un. "En revanche, nous disposons d’une centaine de points d’accès sans fil pour les visiteurs et les artistes, mais aussi pour nos collaborateurs", explique Pierre Van Diest. La téléphonie vocale compte également. "Au sein de l’organisation, 50 personnes peuvent se téléphoner gratuitement sur des appareils fixes et mobiles grâce à leur carte SIM."

Alors que de nombreux collaborateurs n’ont pas de PC personnel, la plupart disposent d’un smartphone. "Je pense en particulier aux techniciens de théâtre, aux techniciens d’entretien et aux programmateurs. Leur smartphone leur permet de réserver des locaux, du matériel et du personnel via l’application Salesforce.com", explique Pierre Van Diest. "Avant, nous utilisions des iPhone, mais ils se sont avérés trop coûteux. Aujourd’hui, la plupart d’entre eux a un smartphone Nexus. La différence de prix est nette."

DeSingel a fait plusieurs choix étonnants, dont celui de privilégier le smartphone et le cloud. Pour la plupart des collaborateurs, le smartphone est l’outil de travail le plus important. "De nombreux collaborateurs n’ont pas de PC personnel mais disposent d’un poste de travail partagé. Ils sont souvent en déplacement, dans le bâtiment ou à l’extérieur. Parfois, des collègues se rendent à l’étranger, pour assister à une représentation par exemple. La principale application de l’entreprise est basée sur Salesforce.com. Nous l’avons développée à partir des composants de ce fournisseur. Pour l’utilisateur final, une connexion Internet, un smartphone et un mot de passe suffisent pour utiliser cette application."

Un seul système

Comme dans de nombreux cas, le smartphone n’est qu’une fenêtre: ce sont les applications et le fonctionnement qui font la différence. "L’ensemble s’inscrit dans l'approche globale de la numérisation de notre organisation", explique Pierre Van Diest. "Tous les processus vont et viennent vers un seul système, Salesforce. C’est pour nous une sorte d’application ERP. Elle gère la planification, les factures sortantes, les offres et les contrats. Elle traite l’ensemble des flux numériques."

Outre les processus, l’organisation aussi tourne autour des données. "À partir du système, les données commandent également le site. C’est important pour pouvoir communiquer correctement des événements, date et heure compris, au monde extérieur."

  1. Créez un système central qui commande les processus et contient toutes les données. Vous garderez ainsi une vue globale.
  2. Assurez-vous d’une connexion Internet de qualité, avec suffisamment de points d’accès et d’Internet mobile. En effet, si elle tombe en panne, personne ne pourra travailler.
  3. Soyez attentif au coût des communications. Utilisez le WiFi pour les communications vocales et de données, et négociez avec votre opérateur pour que vos collaborateurs puissent se téléphoner gratuitement tant sur les lignes fixes que mobiles.
  4. Analysez le coût des appareils mobiles. Les iPhone sont souvent deux à trois fois plus chers que les autres.
  5. Pensez à l’utilisation. Les collaborateurs qui sont en déplacement ou qui se contentent de communiquer et de planifier n’ont pas besoin de matériel hyperpuissant.
  6. Veillez au traitement administratif de votre opérateur. Chez deSingel, toutes les organisations annexes utilisent le même équipement de télécommunications, mais l’opérateur Mobistar leur facture directement ses services.

L’étape suivante dans la tendance au travail dans le cloud est le choix en faveur des Chromebooks, ces ordinateurs portables légers basés sur le système d’exploitation Chrome de Google.

Dès lors, Google, et donc deSingel, utilisent deux types de systèmes d’exploitation pour appareils mobiles, Chrome et Android. Alors qu’Android est un système d’exploitation plus ou moins traditionnel (sur lequel vous pouvez par exemple installer des applications), Chrome OS est un "cloud OS", fondé sur l’accès Internet. C’est un système d’exploitation très léger, avec des exigences système basses. "Les Chromebooks sont moins chers que les ordinateurs portables traditionnels, mais ils répondent à nos besoins. La plupart des activités s’effectuent dans le cloud et peuvent donc être parfaitement supportées par ces appareils moins puissants."

Outre les Chromebooks portables, deSingel investit également dans Chrome Box. "C’est la variante qui doit contribuer à remplacer nos PC fixes. Il s’agit d’un petit appareil de la taille une boîte à cigares auquel on connecte un écran et un clavier. Il coûte 150 euros."

La technologie contribue à un fonctionnement efficace et fluide: "Si deSingel a été nommé parmi les organisations publiques flamandes de l’année, c’est notamment grâce à son approche technologique et à sa structure organisationnelle efficace", s’enthousiasme Pierre Van Diest.

Pourtant, le travail n’est pas terminé. Tous les processus n’ont pas encore été numérisés et intégrés dans le système, comme ceux qui concernent les factures entrantes par exemple. Mais ce n’est plus qu’une question de temps… 

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