Restez en contact

Les entreprises de construction n’ont pas la réputation d’être des précurseurs en matière d’informatique. Pourtant, leurs collaborateurs sont souvent en déplacement ou travaillent à différents endroits simultanément. Elles ont donc besoin, peut-être plus encore que d’autres PME, d’un équipement de qualité en matière de téléphonie et de trafic de données.

Le groupe de construction Vanhout fait figure de prototype dans l’univers des PME belges, même si cette entreprise a acquis une taille respectable pour notre pays dans ce secteur, avec, à son actif, des marchés importants comme la construction de centres commerciaux, de piscines ou d’hôpitaux. "Nos clients sont de plus en plus pressés. Un bâtiment dont la durée de construction était encore, il y a peu, estimée à deux ans doit aujourd’hui être achevé en un an. Une bonne communication est un des éléments qui peuvent contribuer à comprimer les délais. Nous avons donc décidé de laisser à la plupart de nos collaborateurs la possibilité de travailler où ils le souhaitent chez eux, au siège central, dans une filiale ou lors de leurs déplacements ", explique Paul Van Rompaey, ICT Manager du groupe Vanhout qui compte plus de 250 collaborateurs, dont 110 employés.

Dans différents domaines, la communication au sein du groupe est une communication entre fixe et mobile. Entre postes fixes et GSM, entre le siège principal et les chantiers, entre des postes de travail fixes et des bureaux partagés. Les employés n’ont, par exemple, pas de bureau fixe, pas même au siège central. " Le chef de chantier peut toujours utiliser un des postes de travail partagés disponible à notre siège ", explique Van Rompaey. "Bien entendu, on préfère avoir son propre bureau. Les fonctions plutôt administratives, comme les ressources humaines et la comptabilité, se voient dès lors toujours allouer des postes de travail propres et donc, fixes. "

Sites

Mais une entreprise de construction, c’est plus qu’un siège central. Le travail se répartit sur différents chantiers. En effet, l’entreprise propose un large assortiment d’activités de construction, entre les immeubles de bureaux, les projets résidentiels, le non-marchand et les unités de production industrielle. "Le propre des projets de construction est qu’ils sont temporaires, mais que pendant la réalisation des travaux, toutes les tâches s’effectuent toujours au même endroit. Un chantier peut durer une ou plusieurs années en fonction de sa taille", explique Van Rompaey.

Dès lors, le groupe utilise un concept de réseau privé virtuel qui regroupe les différents chantiers dans un réseau unique. L’objectif est de les faire communiquer efficacement, entre eux et avec le siège central. Les entreprises ont alors recours au réseau d’un opérateur comme Belgacom.

En fonctionnant de cette manière, une entreprise peut aisément ajouter des sites au réseau privé ou adapter la capacité ou la largeur de bande. Ses collaborateurs disposent alors de l’ensemble des applications bureautiques ou opérationnelles dans les différentes filiales, comme s’ils travaillaient au siège central. Le traditionnel réseau d’entreprise est donc étendu aux sites externes.

"Pour une entreprise de construction, cette solution est vraiment intéressante dans la mesure où elle nous permet d’ajouter aisément une filiale ou un chantier temporaire à notre réseau", explique le manager informatique. "Pour accélérer le démarrage des chantiers, nous avons prévu la possibilité de nous connecter au réseau mobile de Belgacom. En effet, Belgacom a besoin de 20 jours ouvrables pour démarrer un nouveau site."

Pour de nombreuses petites entreprises, ce réseau virtuel est intéressant en raison des possibilités supplémentaires qu’il crée. Ainsi, on peut l’utiliser également pour téléphoner. Entre les différents sites et le bureau principal, c’est gratuit. Dans la pratique on fait alors appel au Voice over IP ou VoIP, une technologie qui consiste à faire passer les communications téléphoniques par le réseau sous forme de trafic de données (comme une suite de zéros et de uns). Et puisqu'il s'agit d'un réseau unique, vous pouvez y raccorder n’importe quel téléphone VoIP, où qu’il se trouve. Outre les conversations vocales, l’e-mail et l’accès à Internet comptent parmi les autres applications proposées de manière standard sur un réseau IP-VPN.

Il est crucial qu’une filiale ou un chantier doive se préoccuper le moins possible de la technologie et de son entretien. Tout peut être paramétré de manière centralisée. "Les personnes actives sur place ne sont pas des informaticiens", remarque Van Rompaey. L’objectif est également de laisser le moins de matériel possible sur le chantier temporaire, notamment pour éviter qu’il ne soit volé." Les employés en poste sur le chantier disposent d’ordinateurs portables qu’ils emportent chez eux le soir."

Smartphone

En plus du siège central et des chantiers temporaires, de nombreuses entreprises souhaitent également pouvoir faire travailler leurs collaborateurs lorsqu’ils sont sur la route. Les ouvriers de Vanhout disposent exclusivement d’un GSM pour le trafic vocal. En revanche, les autres collaborateurs externes, comme les chefs de chantier, disposent d’un accès aux données mobile.

"Une centaine d’employés sont équipés d’un smartphone qui leur permet de suivre leurs e-mails même en déplacement. En matière de trafic, la situation ne s’est pas améliorée ces dernières années. Nos collaborateurs perdent beaucoup de temps dans les embouteillages, et cette solution leur permet de continuer à suivre les projets lorsqu’ils sont sur la route ", explique Van Rompaey. En fait, l’entreprise a le choix entre deux modèles. Un iPhone Apple ou un smartphone Nokia. " Ce dernier est quand même un peu plus robuste. Et il est moins cher"

Côté opérateur, Vanhout fait appel à Mobistar, à la fois pour les données et les échanges téléphoniques. Indépendamment des investissements et projets technologiques, aujourd’hui, il est possible aux entreprises de négocier des deals très intéressants avec les opérateurs. Dans notre contrat, les appels entre le GSM des collaborateurs et quelques numéros au bureau sont gratuits", explique-t-il.

Accessibilité

Pour améliorer sa communication, l’entreprise a également recours à une application de " communications unifiées". Un élément central de ce logiciel est la fonction de gestion de présence qui permet à l’utilisateur d’indiquer sa disponibilité, ainsi que quand et par quel canal de communication il souhaite être contacté.

Chez Vanhout, il y a huit profils de disponibilité pour les collaborateurs (comme "disponible" ou "en réunion"), à l’aide desquels on peut indiquer le canal de communication le plus approprié pour se joindre. Une personne en réunion peut également faire dévier ses appels téléphoniques sur le poste d’un collègue ou sa messagerie. "L’objectif n’est pas d’obliger nos collaborateurs à choisir un statut, mais de proposer cette fonction et de les sensibiliser à son utilité ainsi qu’à la plus-value qu’elle offre. L’application des communications unifiées de Siemens Enterprise Communications fournit également des informations sur les appels manqués.

Et lorsque le téléphone sonne, l’écran de l’ordinateur affiche immédiatement des renseignements précieux sur l’interlocuteur", explique Van Rompaey. Bientôt, les collaborateurs qui disposent d’un iPhone pourront également indiquer leur disponibilité ou recevoir des informations sur tous les appels manqués lorsqu’ils sont en route.

D’ailleurs, la communication est incluse dans le contexte des projets de construction en cours. "Alors, cela s’effectue selon des groupes de projets donnés, dans lesquels nous pouvons voir la disponibilité de chaque collaborateur. En fait, nous pouvons tout simplement savoir où se trouve l’intéressé sur un projet donné", affirme Paul Van Rompaey. "Une communication efficace a une grande importance pour une société de construction", souligne-t-il. "C’est pourquoi nous centralisons toutes les informations de contact par cette application. De cette manière, chaque information reste disponible même en cas de maladie ou de départ du collaborateur."

Publicité
Publicité
Publicité

Messages sponsorisés

Messages sponsorisés