Le registre des actions sous forme numérique

Les notaires, les experts comptables et les conseillers fiscaux ont uni leurs efforts pour mettre au point un registre numérique des actions des entreprises. FedNot et l’IEC, leurs fédérations professionnelles, viennent de lancer la nouvelle plateforme digitale développée pour eux par la start-up The Legal Lab. Désormais, tout entrepreneur qui le souhaite pourra abandonner le registre "papier" pour adopter cette nouvelle version numérique. Avec, à la clé, un double gain, de temps et de sécurité.

Le registre des actions est une des pierres angulaires de toute entreprise, explique Jan Sap, le directeur général de la fédération des notaires: "Il permet de connaître l’identité des actionnaires, la hauteur de leurs participations, la chronologie de celle-ci, si des actions sont données en garantie, etc. C’est un outil indispensable pour le bon fonctionnement de la société, pour convoquer ses actionnaires en assemblée générale afin de modifier ses statuts, d’augmenter ou réduire son capital…"

Or dans le quotidien, la tenue du registre sous forme de document "papier" soulève une série de problèmes très concrets: "Il n’est pas toujours complet, détaille Sap, outre qu’on risque de l’égarer, voire de le manipuler, ce qui peut amener les différents protagonistes devant les tribunaux."

Un timing dicté par le Code et l’UBO

Tous ces inconvénients qui disparaissent avec la formule numérique. "Il n’est tout simplement pas possible de perdre ou de manipuler le registre numérique, souligne Jan Sap. La fiabilité est assurée. L’expert-comptable ou le notaire de l’entreprise s’assurera à chaque fois que les informations enregistrées dans la plateforme sont correctes."

Pourquoi lancer cet outil maintenant? "Pour trois raisons, indique Bart Van Coile, le vice-président de l’Institut des experts comptables et conseils fiscaux: un, parce que le nouveau code des sociétés entrera en vigueur le 1er mai prochain, ce qui poussera les entreprises à adapter leurs statuts. Deux, Le législateur a abandonné le principe ‘une action, une voix’, ce qui rend l’inscription en bonne et due forme des droits liés aux actions beaucoup plus importantes que par le passé. Trois, pour le 30 septembre prochain, les sociétés doivent communiquer au SPF Finances les informations relatives aux bénéficiaires effectifs."

Allusion au registre UBO (acronyme pour "Ultimate Beneficial Owner", bénéficiaires actifs) que doit mettre en place l’administration et qui recensera les identités de tous les actionnaires détenant plus de 25% du capital des entreprises, en vertu d’une obligation imposée par l’Union européenne pour lutter contre le blanchiment des capitaux. Concrètement, le registre numérique des actions pourra transférer automatiquement ces données à la plateforme UBO, pour autant que l’entrepreneur concerné le lui demande. Une simplification appréciable pour les dirigeants. Pour rappel, sont concernées par la nouvelle obligation UBO quelque 850.000 entreprises en Belgique.

Un esprit de services

L’initiative rencontre manifestement les desiderata du ministre de la Justice Koen Geens, qui a porté la réforme du code: "La réforme des sociétés et des associations crée une base juridique pour une gestion numérique complète des entreprises, déclare le ministre dans le communiqué conjoint de Fednot et l’IEC. Un registre électronique des actions fiable constitue une étape positive dans cette digitalisation, indispensable pour l’entreprise du XXIe siècle."

Dans la même optique de service, chaque entrepreneur utilisateur pourra également ouvrir l’accès de ses données dans le registre numérique à des tiers, tels que des banques, des investisseurs, des candidats repreneurs, des fournisseurs… "Il s’agira d’une plateforme ouverte, précise Bart Van Coile: nous autoriserons aussi les entreprises à l’utiliser pour des services supplémentaires."

Quant au coût d’utilisation du registre, "il sera marginal", assure Benoît Vanderstichelen, le président de l’IEC. "Comptez une vingtaine d’euros pour une inscription", comparé à une centaine d’euros pour un registre papier en bonne et due forme.

Étapes

L’intégration des données et leur mise à jour feront l’objet d’une procédure évolutive. Dans un premier temps, seuls les notaires et les experts comptables seront autorisés à les enregistrer dans la plateforme numérique. Puis, en deuxième phase, le conseil d’administration de chaque entreprise utilisatrice pourra lui-même le faire, après vérification par le notaire ou le professionnel du chiffre.

Et à terme, précisent encore les concepteurs de la plateforme, les entrepreneurs pourront accéder via celle-ci à l’ensemble des actes notariés relatifs à leur société (constitution, modification de statuts, etc.).