(mon argent/JdN/BW) – Comment faire en sorte qu'un e-mail ait l'effet recherché? Combien de fois n'avons-nous pas éprouvé une crainte en appuyant sur la touche d'envoi? N'avez-vous jamais remis en doute un mail que vous aviez écrit? Voici quelques astuces pour rédiger des e-mails de manière efficace.
1. Mail? Des faits!
Si vous souhaitez clarifier une interprétation, régler une discussion ou mettre quelqu'un à sa place: faites-le de manière personnelle. Vous éviterez des malentendus, de l'irritation ou quelques clarifications ultérieures en vous adressant personnellement à la personne concernée.
2. Urgent? Par téléphone!
Bien que les e-mails circulent à la vitesse de l'éclair, cela ne garantit pas une réponse urgente. Le destinataire ne se trouve peut-être pas derrière son pc ou ne se contentera pas d'une réponse rapide. Le téléphone constitue le moyen le plus rapide pour être certain de trouver la personne concernée. Si vous devez traiter un e-mail, essayez de le faire dans les 24 heures. Si vous craignez que cela vous prenne plus de temps, faites-le savoir.
3. Une idée par mail
Ne rassemblez pas inutilement toutes vos idées et arguments dans un e-mail. Mieux vaut envoyer 3 e-mails différents si vous voulez faire part à votre chef d'une suggestion concernant l'organisation, du feedback sur un dossier ou d'une question relative à une augmentation de salaire.
4. Attention aux fautes
Nombreux sont ceux qui tapent sur un clavier plus vite qu'ils n'écrivent sur papier. Combinez cela avec les limites ou incohérences d'un correcteur d'orthographe automatique, et vous aurez un e-mail peu soigné. On peut déduire beaucoup de choses des erreurs: de la distraction, de la bêtise, de l'irritation, etc. Prenez l'habitude de rédiger des e-mails clairs et corrects, et personne ne pourra se faire une mauvaise idée de vous.
5. Restez poli
Bien entendu, proférer des injures est totalement exclu. ECRIRE EN MAJUSCULES IRRITE EGALEMENT BEAUCOUP. Par ailleurs, un e-mail doit toujours débuter par une salutation et se terminer par une signature. Vous pouvez le comparer à une conversation téléphonique que vous entameriez ou termineriez sans salutations. Trop difficile ou pas le temps? Dans vos paramètres de votre gestionnaire de courrier (Outlook,…), vous pouvez joindre une signature automatique à la fin de chaque mail que vous enverrez. Ainsi, les destinataires de vos e-mails seront toujours salués correctement.
6. CC? Evitez les surcharges de mails
Des e-mails sont souvent envoyés vers un groupe de destinataires au sein d'une même entreprise. L'option "reply to all" est fort pratique, car ainsi, tout le monde peut être mis au courant des derniers développements d'un projet, par exemple. Mais même les conversations intéressantes ont tendance virer en farces qui n'ont plus rien à voir avec le sujet initial. Et celles-ci sont également envoyées vers de nombreux destinataires, sans discernement.
7. BCC? Non merci
Chaque programme de gestion de courrier électronique permet d'envoyer des mails en même temps à des tiers, sans que les autres destinataires ne s'en aperçoivent. Il s'agit du Blind Carbon Copy ou BCC. Cette fonction est très pratique pour les envois vers de grandes listes de destinataires, mais inappropriée pour un usage au bureau. Peu importe si vous l'utilisez pour tenir votre chef au courant ou pour informer un collègue… Même avec les meilleures intentions du monde, ce sera toujours interprété comme de la "sournoiserie".
8. Pas d'émotions
N'oubliez pas que chaque e-mail que vous envoyez peut être utilisé contre vous. Transférer une blague, soulager votre cœur, provoquer un collègue,… autant d'e-mails innocents qui, en cas de "besoin", pourraient être utilisés contre vous. Tout ce qui est sur papier constitue une preuve écrite. Par ailleurs, évitez d'envoyer des informations sensibles par e-mail… tôt ou tard, cela pourrait se retourner contre vous.
9. Dernière vérification
Mieux vaut introduire l'adresse du destinataire en dernier lieu. Vous éviterez ainsi de cliquer trop rapidement sur "envoyer" avant de l'avoir relu une dernière fois. Par ailleurs, vous risquez également d'envoyer trop rapidement votre mail en utilisant une certaine combinaison de touches de votre clavier (ctrl+enter). Vérifiez bien également que les pièces jointes éventuelles soient bien reprises en annexe avant d'envoyer votre mail.
10. Tenez compte d'un éventuel retard lors de l'envoi
Si vous utilisez Outlook, vous pouvez le paramétrer de sorte à ce que tous les mails envoyés soient effectivement envoyés avec un retard convenu à l'avance. Vous éviterez ainsi d'envoyer un e-mail par erreur, pour constater par la suite que vous avez oublié une pièce jointe ou que vous vous êtes trompé de destinataire. Laissez vos mails sortants rester quelques minutes dans votre "outbox" avant qu'Outlook ne les envoie définitivement. Vous éviterez ainsi les erreurs les plus courantes.
Votre patron peut-il lire vos e-mails?
La réponse est "oui"... mais sous certaines conditions, bien entendu. Depuis 2002, une CCT tente d'apporter un équilibre entre les droits des employeurs et des travailleurs. Les entreprises ont le droit de contrôler les e-mails de leurs collaborateurs en respectant des méthodes préétablies, en poursuivant un objectif précis et après de fortes suspicions.
