Comment réduire les frais de paiements électroniques de votre PME?

Les coûts des paiements électroniques peuvent vite s'envoler, dénonce l’organisation patronale Unizo, qui estime par exemple qu'un supermarché de quartier peut voir ses frais mensuels s’envoler jusqu’à 1.500 euros.

La question est d'autant plus cruciale que depuis 2022, la loi impose aux entreprises d’accepter au moins un mode de paiement électronique. Il est également interdit d'imposer un montant minimum pour une transaction.

"Des sanctions sont possibles si ces règles ne sont pas respectées", explique Fabian Warzee, avocat spécialisé en droit des affaires. La loi prévoit notamment une amende pénale pouvant aller jusqu’à 10.000 euros (hors décimes additionnels) si cette règle n’est pas respectée. Les paiements en espèces, quant à eux, restent autorisés jusqu’à 3.000 euros et ne peuvent être refusés.

Comment optimiser votre solution de paiement en tenant compte de la multitude d'offres disponibles? Existe-t-il des alternatives? Nous faisons le point.

Quel est le coût moyen d’une transaction?

Les coûts des transactions, au sein du système monétaire européen, varient selon la carte utilisée. "Ils s’élèvent en moyenne à 0,12 euro par transaction pour les cartes de débit, à près de 1% pour les cartes de crédit et entre 2 et 3% pour les cartes American Express ou les Mastercard", détaille Lieven Cloots, juriste chez Unizo.  

À noter que ces montants doivent être nuancés. Les frais liés à une carte de débit dépendent aussi du prestataire, tandis que les frais appliqués aux paiements en ligne sont plus élevés, parfois même doublés.

Quelles sont les alternatives?

> Les solutions "sans intermédiaires"

Certaines solutions, contrairement aux méthodes de paiements "classiques" avec terminaux, se passent d’intermédiaires pour réduire les frais.

C’est notamment le cas de Payconiq, qui connecte votre numéro de téléphone/adresse email à votre compte bancaire via son code QR (sur un autocollant, un écran de la caisse, un ticket ou une facture). Dans le cadre d'un contrat avec Bancontact Payconiq Company, les frais sont de 6 cents par transaction en boutique et 20 cents en ligne. "Pour les paiements via QR code sur un terminal tiers (donc avec un autre contrat, NDLR) c'est le prestataire en question qui fixera le tarif", explique Anouck Deschilder, de Payconiq. À noter que depuis avril 2024, Payconiq applique aussi un coût opérationnel annuel de 18 euros à ses utilisateurs.

En outre, début juillet, l’Initiative Européenne pour les Paiements (EPI) a lancé un nouveau dispositif, Wero, fonctionnant comme Payconiq. Le déploiement, déjà initié chez les particuliers, est prévu pour 2025 chez les entreprises, mais les dates et les coûts exacts restent à préciser.

> Les dispositifs sans terminal de paiement

D’autres prestataires, comme viva.com, par exemple, offrent la possibilité d’utiliser votre smartphone via une application en guise de terminal.

Ces solutions évitent les frais reliés au terminal de paiement, ce qui représente une économie moyenne de 600 à 900 euros dans le cas d’un achat, et de 30 à 60 euros par mois pour une location (chiffres communiqués par Unizo, NDLR).

PayPal propose aussi ce dispositif sans frais mensuels, via l'application gratuite PayPal Zettle, ou les frais de transaction sont de 1,75% avec les cartes.

Depuis novembre 2023, Payconiq dispose aussi de cette solution via son application Payconiq Go. "Les entreprises peuvent recevoir des paiements Payconiq via leur smartphone et saisir eux-mêmes le montant. Le client n'a plus qu'à scanner le code QR et à confirmer le paiement", explique Anouck Deschilder.

Par ailleurs, BNP Paribas Fortis annonce "bientôt" proposer une solution similaire où "les frais seront exprimés en centimes pour les petits montants et en pourcentages pour les transactions plus élevées", explique Valery Halloy, porte-parole.

> Les "favoris" des petites entreprises

Selon hub.brussels, dispositif régional bruxellois dédié aux entreprises, les solutions privilégiées par les petites entreprises sont CCV, Stripe, SumUp, et Viva.com.

Ces prestataires proposent des formules flexibles et/ou des terminaux de paiement à frais réduits. Par exemple, SumUp propose une formule sans abonnement où le prix d’entrée d’un terminal est de 39 euros, tandis que les frais de transaction sont en moyenne de 1,69%.

Comment optimiser vos coûts?

> Calculez

Prenez le temps d’évaluer les coûts des différentes solutions. Selon une étude réalisée par l'Union des classes moyennes (UCM), menée auprès de 388 commerces bruxellois et wallons en 2023, près de 39% des commerçants ignorent la part de leur chiffre d'affaires injectée dans ces outils. Or, une bonne compréhension de ces coûts est indispensable pour les optimiser.

> Attention aux comparateurs en ligne

Demandez plusieurs devis, mais restez prudents avec les sites de comparaison, "car ils renvoient souvent vers leurs partenaires commerciaux", avertit Olivier Vandenabeeel de l'UCM. 

Actuellement, le SPF Économie travaille à l'élaboration d'un simulateur "qui permettra aux commerçants de comparer les différentes offres ", confie Etienne Mignolet, porte-parole. Mais à ce jour, aucune date n'a encore été annoncée.

> Quel est le montant de votre ticket moyen?

La formule que vous choisirez dépendra de votre secteur, de votre activité, mais aussi de votre ticket moyen. Par exemple, chez Worldline, les frais de transaction pour les cartes de débit sont de 0,038 euro pour les paiements sous 5 euros, et 0,115 euro au-delà.

Par ailleurs, "plusieurs prestataires proposent des packages adaptés à un volume de transactions au lieu de frais mensuels fixes. Il est donc important d’évaluer le volume de vos paiements au préalable. En effet, une fois que ce volume sera dépassé, les frais de transaction peuvent être plus onéreux", détaille Wim Van Edom, de chez Comeos, la fédération des commerces et services. "De même, si votre clientèle est exclusivement nationale, il peut être judicieux de ne pas accepter les cartes de crédit pour réduire les frais."

> Évaluez les coûts "de bout en bout"

"Un coût initialement bas peut s'avérer cher si chaque transaction est plus longue", explique Stefan Dab. Par exemple, si un glacier prend dix secondes supplémentaires par paiement en raison d'un mécanisme moins onéreux, en fin de journée, il aura perdu beaucoup d'argent.

En outre, "vous ne souhaitez pas vous retrouver dans une situation où vous ne pourrez pas accepter des paiements. Il est donc préférable de payer aussi pour un service après-vente". D'ailleurs, différentes prestataires proposent un système "back up offline", où la transaction peut se faire hors connexion (Viva.com, Worldline, Ayden, ...) ou des assistances 24 heures sur 24 avec échange de terminal en cas d’appareil défectueux.

> Demandez conseil à votre banque

La majorité des banques offrent des solutions adaptées à vos besoins. Par exemple, BNP Paribas Fortis propose trois formules avec solutions de paiements via son dispositif Axepta BNP Paribas pour les indépendants, ainsi qu'un suivi régulier.

ING offre aussi des packages où les coûts des transactions diminuent en fonction des volumes des ventes.