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"Le lieu de travail numérique rapproche les personnes et les organisations"

Yashfeen Saiyid, Head of Advanced Workplace Benelux chez Proximus

Des collaborations plus efficaces, un avantage concurrentiel et une arme puissante dans la chasse aux talents: les entreprises qui réussissent la transformation numérique de leur environnement de travail en tirent de nombreux bénéfices. “À condition de faire les bons choix et d’opter pour les solutions technologiques les plus adaptées”, prévient Yashfeen Saiyid chez Proximus.

Un lieu de travail numérique bien organisé, c’est un équilibre parfait entre technologie, collaborateurs et processus. Pour atteindre cet équilibre complexe, il ne suffit pas d’introduire de nouvelles technologies logicielles et d’automatisation: “Cela exige un travail sur mesure”, résume Yashfeen Saiyid, Head of Advanced Workplace Benelux chez Proximus. Son équipe conseille, accompagne et soutient les PME, les grandes organisations et les entités publiques dans l’intégration de solutions numériques adaptées à leurs besoins.

Changement et accompagnement

“Les solutions technologiques sont avant tout un moyen, elles ne sont pas un but en soi. Car le succès de l’aménagement d’un lieu de travail moderne dépend surtout de la gestion du changement et de la qualité de l’accompagnement des utilisateurs.” Un espace de travail numérique bien organisé favorise par exemple la communication entre les collaborateurs, l’organisation et les clients. Il canalise de manière optimale, et flexible la collaboration, et stimule la cocréation entre les membres de services différents, les travailleurs à domicile et les externes.
“Les solutions intelligentes adéquates et une approche adaptée rendent la communication interne et externe plus claire, plus rapide et plus transparente. Elles regroupent les collaborateurs, les documents, le matériel et les programmes d’aide dans un espace digital unique. Et elles le font pour tout le monde, des travailleurs les plus jeunes aux collaborateurs les plus âgés.” Dans ses propres rangs, Proximus travaille avec des programmes de mentorat: les travailleurs seniors apprennent à utiliser de nouveaux outils et développent des compétences numériques grâce à un collègue plus jeune qui offre l’accompagnement nécessaire. “C’est une belle symbiose”, sourit Yashfeen Saiyid. “Car les jeunes aussi en tirent profit: ils ont accès aux connaissances de travailleurs expérimentés. Ce type de formation crée une situation gagnant- gagnant pour toutes les parties en jeu.”
"Les réunions hybrides ne cesseront de gagner en importance durant les prochaines années."
Yashfeen Saiyid
Head of Advanced Workplace Benelux chez Proximus

En outre, le lieu de travail numérique ne doit pas être au service exclusif des travailleurs de la connaissance. Il ne faut pas négliger les techniciens et le personnel opérationnel sans ordinateur d’entreprise. Des applications mobiles représentent dans ce cas une solution. “Équiper les collaborateurs d’un smartphone ouvre tout un univers de possibilités pour une entreprise. Certaines applications leur permettent de chatter avec des collègues, de participer à des réunions virtuelles, de recevoir les communications de l’entreprise. D’autres leur donnent accès au service des ressources humaines, notamment pour les formations et les demandes de congés. Nous utilisons d’ailleurs de telles applications chez Proximus pour nos propres collaborateurs.” (voir encadré)

Le coronavirus comme accélérateur

Le Covid-19 a brusquement accru l’importance d’un lieu de travail numérique optimal au sein des entreprises. Les organisations qui disposent d’une politique de travail à domicile bien pensée, basée sur une technologie cloud robuste, jouissent aujourd’hui d’un avantage concurrentiel supplémentaire. “Le lieu de travail numérique n’est pas qu’affaire de technologie: il s’inscrit dans un objectif stratégique plus vaste”, pointe Yashfeen Saiyid. “Les organisations ont réalisé que tout le monde ne doit pas être constamment présent au bureau pour garantir la productivité et la continuité des activités.” Le télétravail généralisé s’accompagne d’une nouvelletendance: le lieu de travail hybride. Dans un tel environnement, il est normal qu’une partie des collègues travaillent au bureau et l’autre à domicile. Cette approche augmente le pouvoir de séduction de l’employeur – dans la chasse aux talents, voici un atout non négligeable. De plus, les organisations réduisent souvent leur empreinte écologique grâce au télétravail, car les collaborateurs passent moins de temps dans les embouteillages.
“Les entreprises doivent réfléchir à la manière dont elles peuvent s’organiser au mieux autour de cette évolution. Équiper une salle de réunion de solutions ,assurant des vidéoconférence de bonne qualité et des présentations numériques claires? C’est un investissement future-proof. Les réunions par vidéoconférence gagneront encore en importance au cours des années à venir.” Elles rendent la collaboration hybride plus humaine et intègrent le langage corporel et les expressions du visage dans les cocréations à distance.

Lieu de travail numérique as-a-service

“Aménager un lieu de travail numérique n’est pas une chose simple, tout d’abord parce que les technologies évoluent de jour en jour”, avance Yashfeen Saiyid. Pour aider les entreprises dans cette tâche, Proximus a conçu une solution de lieu de travail numérique asa- service. “Il s’agit d’une solution globale. Le client bénéficie de conseils stratégiques, d’une prise en charge et d’un interlocuteur spécialisé unique pour son lieu de travail numérique.” Les solutions numériques sont régulièrement actualisées et disposent des dernières mises à jour en termes de cybersécurité. “L’expérience de l’utilisateur final est primordiale à cet égard. Outre la formation, nous lui offrons un accès à un helpdesk auquel il peut s’adresser pour des questions techniques ou fonctionnelles. Par exemple, des salariés qui souhaitent savoir comment intégrer une équipe de projet virtuelle. En fin de compte, le lieu de travail numérique n’est qu’un moyen d’aider les collaborateurs et les entreprises à travailler plus efficacement et plus intelligemment.”
Plus d’infos sur  proximus.be/teleworking
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Cette application mobile centralise les tâches RH dans une interface conviviale. Les collaborateurs peuvent y introduire des demandes de congés, obtenir des autorisations de travail à domicile, recevoir des communications d’entreprise urgentes, etc. “Le tout via leur smartphone – ainsi, même ceux qui ne disposent pas d’un PC peuvent en profiter et prendre part à la transformation numérique”, souligne Yashfeen Saiyid, Head of Advanced Workplace chez Proximus. “Les collaborateurs ne doivent plus sortir leur ordinateur portable. Pour eux, le smartphone est plus convivial et plus rapide. Et l’entreprise gagne en efficacité.” À titre de référence, Proximus a chiffré l’impact de l’outil pour la demande de jours de congé. “L’application permet d’économiser quelque 30.000 euros par semaine”, indique Yashfeen Saiyid. “En outre, 30% des demandes sont introduites en dehors des heures de travail, ce qui apporte un, surcroît de rendement.”

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