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Optimiser les flux d'information à l'attention des administrateurs externes

©Shutterstock

Les administrateurs externes ont parfois une vision très limitée de ce qui se passe au sein d’une entreprise. L’optimisation du niveau de filtrage des données disponibles ne peut que profiter à l’ensemble de l’entreprise, étant entendu que la sélection et la présentation d'informations claires, notamment, revêtent une importance cruciale.

En se focalisant sur les principes de bonne gouvernance, la perception du rôle du conseil d’administration s’est nettement améliorée ces dernières années. Cependant, l’asymétrie des informations entre administrateurs externes et managers internes reste un point d’attention. Les administrateurs externes ne peuvent utiliser la valeur ajoutée induite par la bonne gouvernance et un processus décisionnel de qualité que s’ils disposent des informations adéquates. Les administrateurs ont besoin d’obtenir toutes les informations nécessaires au traitement de l’ordre du jour.

Le reporting doit également être suffisant car il sert véritablement de fondement à l’action du management. Son ampleur diffère selon l’entreprise, mais gouvernance et reporting vont indéniablement de pair. En outre, il importe que les administrateurs externes soient de complexifier le processus. Des études internationales et l’expérience de GUBERNA, le centre belge de connaissances pour les administrateurs et les entreprises, révèlent que les conseils d’administration reçoivent bien souvent trop de rapports sur les actions passées, et trop peu d’informations sur les mesures à prendre dans un futur proche. En outre, ils ne reçoivent pas assez d’informations non financières. Force est heureusement de constater que le conseil d’administration est de plus en plus à même de profiter des outils informatiques actuels. L’e-mail s’avère être le média par excellence et quelques entreprises à la pointe de la technologie mettent déjà leurs dossiers à disposition par le biais d’une dataroom.

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A cela s’ajoute le fait que les administrateurs découvrent progressivement les " applis de gestion " qui leur permettent de traiter les données où et quand ils le souhaitent. Il s’agira alors de s’assurer de la sécurité de ces informations confidentielles. En résumé, fournir des informations au conseil d’administration s’apparente à un exercice de funambule. C’est à la fois une responsabilité partagée et une quête constante du juste équilibre au niveau des informations fournies : pas trop, pas trop peu, suffisamment tôt, mais à jour, suffisamment stratégiques et pas trop opérationnelles soient toujours suffisamment informés des développements les plus récents et les plus pertinents concernant la vie de l’entreprise. Mais ils ont aussi des devoirs. Ils se doivent d’adopter une attitude critique face aux informations fournies par le management, et de rechercher de manière proactive des informations complémentaires pertinentes, que ce soit au sein de l’entreprise ou en dehors. En interne, la collecte d’informations supplémentaires s’effectuera de préférence en concertation avec le président ou le CEO.

Les demandes d’informations doivent toujours être pertinentes par rapport au dossier à traiter, s’inscrire dans l’exercice de la tâche d’administrateur et préserver la marche normale de l’entreprise. Pour les informations externes, le commissaire-réviseur constitue le meilleur partenaire disponible, à la fois pour les petites et grandes entreprises. Et son rôle est essentiel, a fortiori en cas de conflit d’intérêts (chez les managers, administrateurs ou propriétaires).

La pratique

Dans la pratique, ce sont majoritairement les petites entreprises qui éprouvent souvent des difficultés à instaurer des flux d’informations professionnels à l’attention des administrateurs externes. Et il arrive très fréquemment que le système de reporting ne fonctionne pas de manière optimale, ou que la pression opérationnelle soit trop élevée. Parfois, managers et propriétaires se montrent réticents à communiquer des informations sensibles. Enfin, le besoin en informations peut fortement varier d’un administrateur externe à un autre, ce qui risque alors de complexifier le processus.

Des études internationales et l’expérience de GUBERNA, le centre belge de connaissances pour les administrateurs et les entreprises, révèlent que les conseils d’administration reçoivent bien souvent trop de rapports sur les actions passées, et trop peu d’informations sur les mesures à prendre dans un futur proche. En outre, ils ne reçoivent pas assez d’informations non financières. Force est heureusement de constater que le conseil d’administration est de plus en plus à même de profiter des outils informatiques actuels. L’e-mail s’avère être le média par excellence et quelques entreprises à la pointe de la technologie mettent déjà leurs dossiers à disposition par le biais d’une dataroom. A cela s’ajoute le fait que les administrateurs découvrent progressivement les " applis de gestion " qui leur permettent de traiter les données où et quand ils le souhaitent. Il s’agira alors de s’assurer de la sécurité de ces informations confidentielles.

En résumé, fournir des informations au conseil d’administration s’apparente à un exercice de funambule. C’est à la fois une responsabilité partagée et une quête constante du juste équilibre au niveau des informations fournies : pas trop, pas trop peu, suffisamment tôt, mais à jour, suffisamment stratégiques et pas trop opérationnelles.

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